Thực hiện Kế hoạch số 645/KH-BCY ngày 24/5/2017 của Trưởng ban Ban Cơ yếu Chính phủ về việc kiểm tra đánh giá ứng dụng CKS trong các cơ quan nhà nước năm 2017 và Quyết định số 728/QĐ-BCY ngày 19/6/2017 của Trưởng ban Ban Cơ yếu Chính phủ về việc thành lập Đoàn kiểm tra đánh giá tình hình ứng dụng CKS trong cơ quan nhà nước năm 2017; Từ ngày 01 đến ngày 28/8/2017, Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, Ban Cơ yếu Chính phủ đã chủ trì, phối hợp với Cục Cơ yếu Đảng - Chính quyền, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia, Bộ Thông tin và Truyền thông, thực hiện việc kiểm tra, đánh giá tình hình ứng dụng CKS trong cơ quan nhà nước các cấp theo kế hoạch đã được phê duyệt. Đoàn công tác đã kiểm tra, đánh giá tại 09 đầu mối cơ quan nhà nước (02 bộ và 07 tỉnh/thành phố trên cả nước).

Một số kết quả

Kết quả kiểm tra cho thấy, các cơ quan được kiểm tra đã cơ bản chấp hành tốt và triển khai đầy đủ các văn bản của Nhà nước liên quan đến hoạt động cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực CKS do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.

Hầu hết các cơ quan nhà nước đã thể chế hoá việc áp dụng CKS thông qua việc ban hành các văn bản quy định, nhằm thúc đẩy triển khai việc áp dụng CKS trong văn bản điện tử, trong đó, tập trung vào việc xây dựng kế hoạch triển khai áp dụng CKS, quy chế quản lý sử dụng dịch vụ chứng thực CKS, quy định danh mục các loại văn bản điện tử ký số không cần gửi kèm văn bản giấy.

Cụ thể như sau: 9/9 đầu mối đã có Quyết định ủy quyền quản lý thuê bao, đã được phê duyệt hoặc đã xây dựng kế hoạch triển khai áp dụng CKS. 7/9 đầu mối đã ban hành Quy chế quản lý chứng thư số, dịch vụ chứng thực CKS. 7/9 đầu mối đã ban hành danh mục các loại văn bản điện tử có CKS khi gửi nhận không cần gửi kèm văn bản giấy. Các cơ quan được kiểm tra đã tích cực trong việc tổ chức đào tạo, tập huấn, nâng cao nhận thức về CKS (đã tổ chức 03 cuộc hội thảo, 127 lớp tập huấn và đào tạo sử dụng chứng thư số cho 5.037 cá nhân là lãnh đạo, văn thư, người sử dụng trực tiếp).

Chứng thư số, phần mềm, giải pháp và dịch vụ chứng thực CKS do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp đã và đang được sử dụng trong thực tế, đảm bảo an toàn các giao dịch điện tử, tạo được môi trường làm việc điện tử hiện đại, tiết kiệm thời gian và chi phí, góp phần tích cực trong việc cải cách hành chính

Trong các đầu mối sử dụng phần mềm do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp để ký số trên văn bản điện tử, đã có 1 đầu mối tích hợp trực tiếp vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (Bộ Tài nguyên và Môi trường) và 3 đầu mối công bố văn bản điện tử có CKS trên Cổng thông tin điện tử (Bộ Nội vụ, tỉnh Hà Tĩnh, tỉnh Cà Mau). Các đầu mối được kiểm tra đã tập trung áp dụng văn bản điện tử có CKS trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp dùng chung. Một số đầu mối đạt tỷ lệ trên 90% văn bản điện tử gửi nhận giữa các đơn vị trong nội bộ có CKS như Bộ Tài nguyên và Môi trường, tỉnh Lào Cai, Hà Tĩnh. Một số đầu mối sử dụng còn hạn chế như tỉnh Quảng Trị, Nghệ An, Trà Vinh.

Trong quá trình triển khai, Ban Cơ yếu Chính phủ đã cơ bản đáp ứng kịp thời các nhu cầu cung cấp chứng thư số của cơ quan nhà nước các cấp theo Thông tư số 08/2016/TT-BQP của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng. Công tác tư vấn, hỗ trợ triển khai, hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn việc áp dụng, triển khai chứng thư số cho phù hợp với tình hình triển khai, sử dụng trong thực tế luôn được thực hiện kịp thời. Một số kiến nghị của các cơ quan nhà nước đã được Ban Cơ yếu Chính phủ triển khai các giải pháp đáp ứng, cụ thể là: Xây dựng quy trình thay đổi thông tin chứng thư số khi thuê bao thay đổi thông tin do các tổ chức đổi tên, chia tách, sáp nhập, cá nhân được luân chuyển, bổ nhiệm,… mà không cần thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật; Rút ngắn thời gian bảo đảm các dịch vụ chứng thực CKS, điện tử hóa quy trình cung cấp các dịch vụ chứng thực CKS; Cung cấp bộ công cụ phục vụ tích hợp CKS, dịch vụ chứng thực CKS do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp để tích hợp vào các hệ thống thông tin trên môi trường Web.

Những khó khăn, hạn chế

Đoàn kiểm tra cũng nêu lên những bất cập, khó khăn trong quá trình triển khai như:

Nhận thức về vai trò của CKS tại một số cơ quan còn hạn chế, dẫn đến việc ứng dụng và triển khai CKS có nơi chưa đạt hiệu quả cao; Công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của CKS chưa được phổ biến rộng rãi tới cán bộ, công chức Nhà nước; Tâm lý e ngại giá trị pháp lý của văn bản điện tử có CKS vẫn còn; Một số cơ quan không chấp nhận khi xử lý công việc chuyên môn khi nhận được văn bản điện tử có CKS của cơ quan Nhà nước khác.

Văn bản điện tử có CKS đang được áp dụng chưa thống nhất về định dạng, cũng như số lượng CKS cần thiết để đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Các quy định về CKS trong văn bản điện tử còn thiếu và bất cập, dẫn đến các cơ quan trên toàn quốc còn lúng túng khi áp dụng CKS và không thống nhất về cách thức áp dụng CKS trong văn bản điện tử, cụ thể như: quy định về thể thức, định dạng văn bản điện tử có CKS; quy trình tạo lập, xử lý, văn thư, lưu trữ, chuyển đổi (từ hình thức giấy sang hình thức điện tử và ngược lại).

Chứng thư số cấp cho tổ chức đã phát huy hiệu quả sử dụng, nhưng chứng thư số cấp cho cá nhân và các chức danh nhà nước hiệu quả sử dụng còn thấp. Việc ứng dụng CKS mới chỉ áp dụng trong phạm vi nội bộ của một cơ quan, hoặc chỉ áp dụng tại một hoặc một số khâu trong toàn bộ quy trình xử lý văn bản điện tử. Đoàn kiểm tra cũng xác định nguyên nhân là do lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị chưa chỉ đạo quyết liệt và việc sử dụng CKS của cán bộ, công chức chưa được thường xuyên.

Việc tích hợp CKS vào các phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp để rút ngắn các thao tác đối với người sử dụng còn gặp khó khăn do phụ thuộc vào các đối tác phát triển ứng dụng. Bên cạnh đó, người sử dụng còn ngại sử dụng CKS khi phải thao tác nhiều trên máy tính.

Giải pháp về sử dụng CKS trên máy tính bảng và thiết bị di động, cần sớm được đưa vào triển khai áp dụng để phục vụ việc chỉ đạo, điều hành của các đồng chí lãnh đạo.

Công tác kiểm tra, đánh giá tại các đầu mối chưa được tiến hành thường xuyên; Cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin tại các cơ quan, đơn vị được triển khai CKS còn thiếu và hạn chế trong việc tham mưu cho lãnh đạo các cấp triển khai ứng dụng chứng thư số và dịch vụ chứng thực CKS một cách chuyên sâu.

Giải pháp, kiến nghị

Trong thời gian tới, để thực hiện hiệu quả hơn nữa việc cung cấp, quản lý chứng thư số và dịch vụ chứng thực CKS chuyên dùng, Ban Cơ yếu Chính phủ đã đặt ra những giải pháp để giải quyết các tồn tại bất cập, đó là:

Ban Cơ yếu Chính phủ và các cơ quan liên quan sẽ tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của CKS. Phổ biến các văn bản hướng dẫn, quy định, quy trình ứng dụng và triển khai ứng dụng dịch vụ chứng thực CKS do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.

Bộ Nội vụ cần sớm xây dựng và ban hành Thông tư quy định về quản lý văn bản và hồ sơ điện tử để các cơ quan nhà nước có cơ sở áp dụng thể thức, cách trình bày, số lượng CKS, việc đảm bảo tính pháp lý của văn bản điện tử có CKS.

Xây dựng các bộ công cụ, giải pháp áp dụng CKS, dịch vụ chứng thực CKS do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp trên môi trường web, thiết bị di động - máy tính bảng, hệ điều hành MAC OS; Phối hợp với các cơ quan nhà nước để tích hợp CKS vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp; các hệ thống thông tin chuyên ngành. Đẩy mạnh việc triển khai áp dụng CKS trong dịch vụ công, đặc biệt là dịch vụ công mức 3,4.

Đẩy mạnh, bổ sung việc cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, tích hợp CKS, dịch vụ chứng thực CKS trực tuyến trên trang thông tin http://ca.gov.vn.

Xây dựng cơ chế sử dụng nguồn vốn được bố trí của các cơ quan nhà nước phục vụ triển khai dịch vụ chứng thực CKS do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.