Theo một nghiên cứu của Spiceworks (Công ty công nghệ thông tin cung cấp các giải pháp quản lý hệ thống, có trụ sở tại Mỹ). trong những tháng cao điểm dịch COVID-19, đã có 81% doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng trao đổi công việc như Slack, Microsoft Teams vào năm 2020, tăng đáng kể so với 67% so với năm 2019.

Cùng với đó, với số lượng người làm việc tại nhà nhiều nhất từ trước tới nay do COVID-19, thì thói quen liên lạc cũng đã thay đổi. 37% lãnh đạo công nghệ thông tin cho biết nhân viên yêu thích sử dụng các ứng dụng trao đổi công việc thay vì email, tăng 31%  so với năm 2019.

Theo ông Peter Tsai, chuyên gia phân tích công nghệ cấp cao tại Spiceworks: do tình hình đại dịch và chính sách làm việc tại nhà khiến các nhân viên không gặp nhau trực tiếp vì vậy, các công cụ giao tiếp kỹ thuật số đóng vai trò thiết yếu trong việc liên lạc với mọi khoảng cách địa lý.

Trong vài năm qua, các ứng dụng trao đổi công việc và họp trực tuyến đã trên con đường phát triển ổn định. Làm việc từ xa đã trở nên phổ biến hơn bởi vậy, cần đẩy nhanh hơn nữa sự phát triển của những công cụ hiện đại này.

Người dùng thường xuyên gặp sự cố kỹ thuật với họp trực tuyến

Với xu thế họp trực tiếp ngày càng ít dần, việc sử dụng các ứng dụng họp trực tuyến đã tăng đáng kể hàng năm, tăng từ 69% tổng số doanh nghiệp sử dụng vào năm 2019 lên 79% vào năm 2020. Những doanh nghiệp sử dụng cũng báo cáo rằng tần suất sử dụng các công cụ họp trực tuyến đã tăng hơn 10% cho cả liên lạc nội bộ và với bên ngoài.

Những công cụ này mang lại lợi ích rõ ràng, với 75% lãnh đạo công nghệ thông tin cho rằng hình thức liên lạc này đã đáp ứng hiệu quả nhu cầu kinh doanh trong năm 2020, tuy nhiên, vẫn còn có những điểm cần cải thiện. Gần một phần ba các chuyên gia hỗ trợ công nghệ thông tin cho biết, người dùng thường xuyên gặp phải sự cố kỹ thuật khi họp trực tuyến.

Mối lo ngại về bảo mật khi làm việc từ xa

Theo báo cáo tình hình công nghệ thông tin năm 2021 gần đây của Spiceworks, hơn một nửa số công ty đang có kế hoạch đưa ra các chính sách làm việc linh hoạt vào thực hiện ngay cả sau khi cuộc khủng hoảng COVID-19 kết thúc. Khi mô hình “làm việc từ bất kỳ đâu” này phát triển, việc xuất hiện các đội ngũ làm việc phân tán về mặt địa lý sẽ trở nên phổ biến hơn.

Khi các thiết bị và dữ liệu thuộc sở hữu của công ty nằm ở bên ngoài tường lửa, thì an toàn thông tin sẽ là mối quan tâm hàng đầu. Nghiên cứu về các phương tiện liên lạc làm việc cho thấy, thêm 11% các doanh nghiệp có kế hoạch áp dụng các nền tảng giải pháp liên lạc an toàn vào năm 2022, khiến đây trở thành lĩnh vực tăng trưởng lớn nhất trong số các công nghệ liên lạc.

Ngoài ra, trong khi hiện tại các doanh nghiệp sử dụng trung bình năm giải pháp liên lạc, thì một số doanh nghiệp sẽ tìm cách đơn giản hóa, giảm thiểu sự phức tạp bằng cách hợp nhất các công cụ.

Nghiên cứu chỉ ra rằng, có thêm 10% các tổ chức có kế hoạch áp dụng các giải pháp liên lạc hợp nhất trong vòng hai năm tới. Điều này cho thấy một sự chuyển đổi từ các “cấu trúc silo sang cấu trúc nền tảng”, điều này có thể giúp các tổ chức hợp nhất các quy trình công việc liên lạc và dữ liệu trong một nơi thống nhất.